Bir iş yerindeki yöneticilerin ve üst düzey yetkililerin günlük notlarını, yazışma işlemlerini yöneten, randevuları kaydeden ve işlerin idaresinden sorumlu olan kişilere sekreter olarak adlandırılır. Sekreterler, görev tanımları nedeniyle bulundukları iş yerinin en önemli çalışanlarından biridirler. Sekreterlerin yaptıkları işler, sorumluluk düzeyleri, genel anlamdaki tüm görevleri çalıştıkları iş yerinin ne işi ile ilgilendiğine ve iş yerinin büyüklüğüne göre değişiklik göstermektedir. İş yerine gelen kişiler ilk önce sekreterle görüşürler ve sekreter gelen kişiyi profesyonel bir şekilde karşılayıp karşı tarafı bilgilendirir.
Sekreterin Sorumlulukları Nelerdir?
Sekreterler, çalıştığı yerde önemli sorumluluklara sahip vazgeçilmez personellerden biridir. Tüm işleri not alarak ve haberleşme bölümüyle ilgilenerek işleri her zaman sekreterler düzene sokmaktadırlar. İş yerlerinin büyüklüğü arttıkça sekreterlerin sorumlulukları da buna bağlı olarak artış gösterir. Sekreterlerin sorumlulukları aşağıda listelenmiştir:
- İş yerindeki ilgili kurum, kuruluş ve müşterilerle sürekli iletişim halinde olmak
- Gelen telefonları cevaplamak
- Yöneticilerin randevularını ve önemli mesajlarını not almak ve zamanı geldiğinde bunu bildirmek
- Seyahat planlamalarını ve izin günlerini ayarlamak
- Yapılacak işleri önem sırasına göre bir sıraya koymak
- Gelen müşterilerle ilgilenmek ve onlara bilgi verip gerekli yere yönlendirmek
- Rapor tutmak
- Yapılacak toplantıları saat ve tarihine göre detaylı bir şekilde ayarlamak ve toplantı öncesi bunu gereken kişilere bildirmek
- Yapılacak toplantıları bir gün öncesinden gerekli kişilere hatırlatmak
- İdari sistemde olan değişiklikleri uygulamak
- Yeni iş yasaları hakkında gelen bildirgeleri okumak ve buna göre iş yerinde gerekli ayarlamaları yapmak
- Gelir ve giderleri, faturaları kaydetmek ve bilgisayara işlenmesini sağlamak
- İş yerindeki tüm bilgilerin saklanması, güvence altında tutulması ve izinsiz hiç kimseyle ya da hiçbir işletmeyle paylaşılmaması
- Stok durumunun kontrolünü yapmak
- Ofis malzemelerinin envanterini tutmak ve yeni gelen malzemeleri kayda geçirmek
- Gereken malzemeleri önceden öngörerek, bunların siparişini yapmak ve bu gerekli ofis malzemelerini temin etmek
- Gelen malzemelerin alındığını onaylamak ve gerekli malzeme listesini onaydan geçirmek
- İş ve zaman becerisini iyi yönetmek
- Microsoft Office programlarını çok iyi kullanarak, yoğun bir iş temposunda çalışacak kadar sabırlı ve esnek olarak işleri detaylı ve dikkatli yapmak
Yapılan tüm işler ve müşteriler hakkındaki gizli bilgileri korumak ve bunları hiçbir şekilde kötüye kullanmamak sekreterin en önemli görevidir. Müşterilerin ve işletmelerin tüm özel bilgilerini tutan sekreter, bu bilgileri kimseyle paylaşmamalıdır. Sekreterin yaptığı işler, iş yerindeki sorumlulukları bağlı oldukları kuruma göre değişir. Sekreter olabilmek için gerekli eğitimin alınması ve gerekli iş başvurularının yapılması gerekir. Üniversitelerde büro yönetimi bölümü, yönetici asistanlığı bölümlerinden mezun olanlar iş yerlerinde sekreter olarak çalışabilmektedirler.