Her işletme, belirli hedef ve amaçlar doğrultusunda varlığını sürdürür ve korur. Bu amaçların ve hedeflerin zamanla şaşması işletmeleri elbette olumsuz olarak etkiler. Amaçların ve hedeflerin korunabilmesi için gidişatın takip edilmesi, sürecin gözlemlenmesi, yönetimin sağlanması gerekir. Büro yönetimi de bu işletmelerde belirlenen amaç ve hedef doğrultusunda yine bu işletmedeki yöneticiler tarafından oluşturulmuş düzen, koordine edilmiş iş mekanizması ve görevlendirilmiş çalışanların yönetimi anlamını taşımaktadır. Bürolar hem kamu hem de özel sektörlerde işlerin büyük ve önemli kısımlarının yürütüldüğü yerler olarak işletmelerin de varlığı açısından büyük önem teşkil eder. Her türde sektör ve işletmede büro yönetiminin bulunması gerekmektedir çünkü yenilik ve teknolojiye ayak uyduran, düzeni sağlayan ve süreci takip eden insan gücü, gelişimin ve sürekliliğin vazgeçilmezidir.
Büro Yönetimi Hangi Özellikleri Gerektirir?
Büro yönetimini sağlayacak yani yönetici pozisyonunda olacak kişilerde elbette diğer çalışanlara göre bir tık üstün özellikler beklenmektedir. Bunlardan en önemlileri kişinin iletişim becerilerine sahip olması, teknolojiye yatkın olması, bilgisayar ve klavye kullanımının üst seviyede olması, planlı, dinamik, mantıklı karar alabilen bir yapıda olması sayılabilir. Tüm bunların dışında büro yönetimini sağlayacak kişilerde:
- Öz güvenli ve çevresindekiler tarafından da güvenilir olması
- Sorumluluk bilincinde olması ve sorumluluklarını severek sahiplenici bir çizgide olması
- Güler yüzlü, iletişim yönü kuvvetli ve liderlik vasfına sahip olması,
- Sözel, görsel ve işitsel yönünün kuvvetli olması gibi özellikler de aranmaktadır.
Büro Yönetiminde Kişinin Görevleri Nelerdir?
Büro yönetimini gerçekleştiren kişilerin elbette birinci görevleri ofis yönetim işlerini profesyonelce yürütmektir. Buna bağlı olarak gelen yazıların, telefonların ve evrakların yöneticiye ulaştırılmasını sağlarlar. Organizasyon işlemleriyle de ilgilenerek toplantı ve seyahat gibi olayları en uygun şekilde organize ederler. Büro içinde meydana gelen araç gereç kaybı, ihtiyacı gibi sorunlarla ilgilenerek gerekirse temin ederler ve bu tip sorunlara mantıklı çözümler geliştirirler. Ofisin en verimli şekilde çalışmasını sağlayıcı motivasyonu sağlarlar ve büroya gelen misafirleri karşılayarak yöneticiyi bilgilendirirler. Ayrıca randevuları da organize ederek ofis içinde kullanılan her türlü ekipmanın verimli şekilde kullanılmasında yol gösterici olurlar.