Ofis Yönetimi İçin Temel Unsurlar Nelerdir?
Ofis yönetimi kendi içerisinde dalları bulunan ancak genel anlamı ile bir şirketin hizmet verdiği ekonomik faaliyetlerin kaydının tutulması süreçlerine verilen ad olarak okunabilir. Ofis yönetiminde; hem kayıtları uygun bir biçimde tutmak hem de iş ve performans üzerine gerekli analizleri yapmak çok önemli olarak ön plana çıkmaktadır. Ofis yönetiminin sağlıklı gerçekleşmediği şirketlerde karar alma süreçlerinde ciddi sıkıntılar yaşanabilmektedir. Öte yandan ofis yönetimi, bir şirkette çalışan personelinin dosyalama, arşiv, fotokopi, faks ve bilgisayara gibi konularda uyumlu bir biçimde çalışmasını getiren süreç olarak bilinmektedir.
Küçük, orta ya da büyük çaplı işletme sahiplerinin hemen hemen hepsinin merak ettiği konularında başında “ofis yönetiminde temel unsurlar nelerdir?” sorusu geliyor. Elbette burada birden fazla unsurdan söz etmemiz mümkündür? Peki, ofis yönetiminde geçerli olan unsurlar nelerdir?
Ciddi Bir Düzen İçin Ofis Yönetiminde Planlamanın Önemi
Öncelikle belirtmek gerekir ki ofis yönetiminin sağlanması için bir kişinin görevlendirilmesi yeterli olacaktır. Ofis yönetiminde etkili olan ilk unsur planlamadır. Doğru bir planlama başarıya giden her kilidi açan bir anahtar gibidir. Bu durum ofis için de bu şekildedir. Ofiste işlerin hangi takvim içerisinde yapılacağına karar verildiği takdirde hem verim artar hem işlerin yapılma süresi kısalır hem de ofiste ciddi bir düzen sağlanmış olur.
Ofis yönetimi çok sayıda işletme sahibinin merak ettiği bir konudur. Bu konuda hassas davranmak ve personel gereksinimlerini gözetmek son derece doğrı olacaktır. Bu sebeple ofis yönetimi konusunda etkili olan unsurlar arasında personel memnuniyeti de bulunmaktadır.
Listenin ikinci sırasında ise personel seçimi bulunmaktadır. Personel seçimi sırasında; personel sayısına ek olarak personel nitelikleri ve deneyimleri de göz önünde bulundurulur. Ayrıca personel seçimini gerçekleştiren üst düzey yöneticilerin görevleri araında başvuruları değerlendirmek ve mülakatları gerçekleştirmek de yer alır.
Söz konusu ofis yönetimi olunca, burada en önemli noktalardan birini de kaynakların doğru bir biçimde düzenlenmesi yer alır. Ofis yönetiminde etkili olan unsurlar arasında üçüncü sırada yer alan kaynakların doğru kullanılması stratejisinde yöneticilerin faaliyetleri de çokça dikkat çeker. Burada yöneticilerin özellikle koordinasyon konusunda doğru hareket etmeleri gerekmektedir. Bu noktada zamana karşı bir yarış olduğu da unutulmamalıdır.
Listemizin dördüncü sırasında eğitim faktörü bulunuyor. Eğitim ihtiyacı konusunda belirleyici olanlar ise ofis yöneticisidir. Bunun yanı sıra eğitimde mevcut personel ve yeni personel ile ilgili düzenlemeler yapılmalıdır. Burada önemli olan nokta, yeni personellerdir. Yeni personeller için gerekli olan oryantasyon eğitim programına ek olarak mevcut personele de yenilenme üzerine eğitimler verilmelidir.
Ofis yönetiminde beşinci dikkat çeken unsur kontrol sistemleridir. Ofis yöneticilerinin, personelin başarısını izlediği süreçlere ve bu süreçlerde kullanılan aygıtlara kontrol sistemleri adı verilmektedir. Herhangi bir ofiste başarı ile ilgili ölçütleri ofis yöneticileri belirler.
Doğru Bir Çalışma Ortamı İçin Disiplin Oldukça Önemlidir
Söz konusu ofis olunca dikkat edilmesi en önemli faktörlerden biri de disiplindir. Ofis ortamında kuralların ve ofis düzenlemesinin yapıldığı şartlar ofis yöneticisinin inisiyatifinde yer alır. Burada mümkün olduğunca ön yargıların az olmasına dikkat edilmelidir. Bu konuda özellikle ofis personelinin fikirlerine başvurulması gerekmektedir. Ayrıca ofis yöneticisinin; ofis personelinin her türlü şikayetini göz önünde bulundurması zorunlu bir durumdur. Tüm bunlar ile doğru bir çalışma ortamının yaratılması hedeflenir.
Son olarak ofis yönetimi bir noktada hareketlilik ile ilişki içerisindedir. Bu gerçek üzerinden hareket edilmesi personel için her zaman en doğrusu olacaktır.
